Kawa za kawą, kanapka za kanapką, ciasto, ciastko, herbata, woda. Zdarza się, że praca w kawiarni może być monotonna. Masz może ochotę odrobinę rozruszać swój lokal? Dziś przygotowałam zwięzły poradnik dotyczący organizacji wydarzeń specjalnych w Waszych knajpkach. Bierzcie więc tę wiedzę i zróbcie z nią co uważacie. Byle dobrze!
Przede wszystkim profil!
Planując event pamiętaj, by w jakimkolwiek stopniu nawiązywał on do Twojej działalności. Jeżeli Twoja kawiarnia wyróżnia się różnorodnością pochodzenia serwowanych kaw, koniecznie pomyśl o spotkaniach z podróżnikami! Skoro kawa z całego świata, to czemu nie goście?
Robimy, organizujemy!
Kolejnym krokiem jest napisanie scenariusza lub konspektu takiego wydarzenia. Określ datę i godziny spotkania – pamiętaj, by zajrzeć do kalendarza świąt. Niejeden wyłożył się, bo nie sprawdził kiedy wypada Wielkanoc! Sam konspekt z kolei powinien zawierać najważniejsze punkty spotkania, np. prelekcję zaproszonego gościa, pokaz filmu lub mini koncert. Poza tym, warto uwzględnić inne kwestie, na przykład, moment ewentualnego poczęstunku. Po co to robić? Gdy rozpiszesz sobie na kartce konkretne wydarzenia danego spotkania, od razu będziecie mogli zabrać się za ogarnianie zasobów.
Zasoby to rzecz kluczowa. Każdy event wymaga zorganizowania czegoś innego. Pomyśl więc o aranżacji pomieszczenia – być może kwiatach lub nowych karafkach, o nagłośnieniu, rzutniku, nowym oświetleniu. Jedno jest pewne – taśmy klejącej nigdy nie będzie za wiele!
Promuj wydarzenie
Gdy zorganizujesz już część techniczną, czas na rozpoczęcie promocji. Zaplanuj ją z głową – myśl strategicznie. Nie wystarczy, ze wrzucisz event na Facebooka i powiesz kilku znajomym, przecież mierzysz wyżej! Pamiętaj więc o zaproszeniach mailowych, cross promocjach z pobliskimi lokalami lub miejscami o zbliżonej do eventu tematyce. Być może przygotujesz samodzielnie piękne plakaty lub pokusisz się o płatną promocję w mediach społecznościowych? Aha! Koniecznie zadbaj o to, by partnerzy wydarzenia również pomogli w promocji. To nic trudnego!
Wraz z planowaniem promocji przed, od razu zaplanuj także promocję po wydarzeniu. Wiele osób o tym zapomina. Pomyśl więc, w jakiej formie chciałbyś uwiecznić swoje wydarzenie. Poszukaj inspiracji fotograficznych lub wideo i popuść wodze wyobraźni! I nie zapomnij wpierw sprawdzić ograniczeń technicznych w miejscach, w których będziecie chcieli opublikować swoje materiały. Chodzi głównie o rozdzielczości!
Czy coś pominęłam? Z pewnością tak! I to chyba najważniejsza rzecz, o której warto pamiętać planując event – wyluzuj. Nigdy nie dopniesz wszystkiego na ostatni guzik, zawsze po drodze coś się pokomplikuje. Cała sztuka to nie tracić głowy dla tego małego potknięcia. Miej przy sobie telefon i przygotuj się po prostu na to, że coś nie pójdzie, ale pamiętaj, że na końcu wszystko i tak będzie spoko! Ludzie z rzadka zapamiętują potknięcia podczas kameralnych spotkań, więc nie stresuj się.
I pamiętaj o taśmie klejącej!
